Analisis sistem kearsipan

Abstract

Kegiatan kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting pada setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah. Kearsipan mempunyai peran sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Oleh karena itu sebaiknya arsip dikelola dengan menggunakan sistem yang baik. Fokus masalah pada penelitian ini adalah bagaimanakah sistem kearsipan yang ada pada PT Pelindo IV Persero. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan sistem kearsipan yang ada di PT Pelindo IV Persero. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan studi pustaka atau dokumen. Dalam penelitian ini penulis menggunakan analisis data secara deskriptif, yaitu memaparkan tentang suatu obyek pada satu waktu. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem pengelolaan kearsipan pada PT Pelindo IV Persero dapat dikatakan sudah cukup baik, hal ini dapat dilihat dari sistem penyimpanan arsip yang disimpan oleh masing-masing bagian yang sesuai dengan bidangnya, sehingga apabila arsip tersebut diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Meskipun masih juga terdapat beberapa kekurangannya diantaranya adalah penerapan dalam peminjaman arsip dengan kartu pinjam arsip yang tidak dilaksanakan secara maksimal serta pemeliharaan dan perawatan arsip yang kurang diperhatikan. Berdasarkan dari hasil penelitian yang telah dilaksanakan, dapat disimpulkan bahwa sistem penyimpanan yang dilakukan pada PT Pelindo IV Persero adalah pola klasifikasi dalam bentuk numerik, peminjaman arsip dilakukan dengan mudah dan sederhana, yaitu datang langsung menemui petugas, penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat, pemeliharaan arsip hanya dilakukan dengan membesihkan arsip yang terkena debu dan pengamanannya hanya dengan mengunci almari, pemindahan arsip dilakukan setiap satu tahun sekali dan belum pernah melakukan pemusnahan arsip. Kendala selama ini kurangnya fasilitas kearsipan, kurangnya pengetahuan pegawai kearsipan, belum diterapkannya sistem kartu kendali peminjaman arsip, dan belum diadakannya pemusnahan arsip. Disarankan pada PT Pelindo IV Persero agar  menggunakan kartu pinjam arsip untuk peminjaman arsip, para pegawai lebih teliti dalam hal menyimpan ataupun menemukan arsip kembali yang dibutuhkan, lebih memperhatikan pada perawatan dan pemeliharaan arsip yang ada, sehingga arsip-arsip tersebut tidak mudah rusak karena arsip merupakan sumber informasi dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.